Prosegue la roadmap delle Microsoft Lists

In occasione di Ignite 2020 sono stati annunciati diversi step di avanzamento della roadmap delle Microsoft Lists, su cui ho già pubblicato diversi post.

Microsoft Lists è una nuova componente dell’ecosistema di Microsoft 365, evoluzione delle SharePoint Lists, pensate per soddisfare esigenze di gestione di dati strutturati (track issues, assets management, contatti, inventari, …) in modo semplice e veloce.

Un’arma in più per cercare di trasformare la miriade di “database anarchici” che gli utenti tendono a costruirsi attraverso propri file Excel, cercando di governare dati ed informazioni spesso elemento chiave per le decisioni di business delle aziende.

Si parte da alcuni template pronti all’uso (altri ne arriveranno), da cui partire per creare nuove Lists, in alternativa alla definizione da zero della struttura dati oppure della trasformazione di una struttura di colonne già definita in una tabella Excel.

A differenza delle “vecchie” SharePoint Lists, possiamo disporre di app mobile dedicate, di una perfetta integrazione con Microsoft Teams recentemente rilasciata, e di un comportamento nativamente responsive per tutte le esperienze attraverso web browser.

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L’app mobile per iOS è proprio uno degli annunci fatti ad Ignite 2020, ed è attualmente in Preview.
Attraverso questo form è possibile richiedere di aderire al preview program.

Interessante anche la possibilità, offerta dall’app, di editare anche offline i contenuti delle liste, supportando un meccanismo di syncing dei dati.
La tecnologia usata per l’Offline Mode, che probabilmente verrà estesa ad altre applicazioni mobile, è denominata con il codename Project Nucleus“, che mi fa tanto pensare a qualche vecchio episodio della saga 007 :-).

Altra funzionalità di indubbia utilità, è l’introduzione dei comandi Undo e Redo, già tanto familiari nelle applicazioni di Microsoft Office, e non solo.

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Altro annuncio di funzionalità in arrivo per l’introduzione delle @mentions, attraverso le quali richiamare l’attenzione dei colleghi, che riceveranno notifica ogni qualvolta menzionati nei contenuti o nei commenti delle Lists.

Ecco un video che cerca di riassumere le Microsoft Lists:

Migliorato il supporto di Forms per i Teams meetings

Tra le evoluzioni annunciate a Ignite 2020 per Microsoft Forms, segnalo una migliore integrazione con Microsoft Teams, utilizzando lo strumento a supporto delle riunioni online.

I Sondaggi durante i Teams Meetings

La nuova Pool Integration introduce la possibilità di utilizzare, prima, durante e dopo i meeting dei sondaggi gestiti attraverso Forms.

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I nuovi Forms polls for meetings sono integrati con l’esperienza utente all’interno di Teams, sia nelle componenti legate alle conversazioni che per i meetings.

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La funzionalità annunciata ha già avviato il suo percorso di rollout, e sarà quindi disponibile nelle prossime settimane.

Novità per Chat e Collaboration annunciate a Ignite 2020

Ieri ho riportato alcune delle novità annunciate a Ignite 2020 per supportare i meetings con Microsoft Teams, ed oggi descrivo altre novità rivolte al tema delle Conversazioni Chat e della Collaboration attraverso Teams.

SharePoint Home Site su Teams

SharePoint Home site è la nuova caretteristiche che permette di “eleggere” un Modern SharePoint Site come “home page” dell’organizzazione, ossia come home page della Intranet aziendale.

L’integrazione tra SharePoint Home site e Teams aggiunge la possibilità di accedere al sito SharePoint della Intarnet direttamente all’interno di Teams, attraverso l’icona dedicata sulla toolbar dell’applicazione.

sharepoint home site.png

Teams Templates

I Teams Templates sono già in GA (General Availability), e permetteranno di accelerare la creazione dei team su Teams, defininendo logiche di standardizzazione e possibili aspetti di automazione.

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Migliorata l’esperienza durante le conversazioni di Canale

Anche questa funzionalità è già stata rilasciata, e permette di arricchire i Canali di Teams con un Information panel, attraverso il quale ottenere un colpo d’occhio sulle caratteristiche del canale.
Il pulsante New conversation renderà poi più chiaro quando desideriamo avviare una nuova conversazione, oppure replicare alla conversazione già in corso.

Microsoft Teams - Info Pane-Pinned Posts-New Conversation Button.jpg

New Search

L’esperienza di ricerca è stata rinnovata e migliorata, sfruttando le capacità di ricerca di Microsoft Search.
Ora è più semplice recuperare file e conversazioni dai team e dai canali di Teams.

La pagina dei risultati delle ricerche sfrutta le funzionalità di Intelligenza Artificiale (AI), presentando contenuti e risorse maggiormente pertinenti per l’utente che esegue la ricerca.

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Integrazione di Teams con Microsoft Lists

Il neonato Microsoft Lists, che evolve le funzionalità delle SharePoint Lists, offrendo la funzionalità come nuovo componente per i Tabs dei Canali.

La funzionalità già in corso di rilascio.

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Walkie Talkie

La funzionalità Walkie Talkie permette di utilizzare l’applicazione mobile di Teams su Smartphone (per ora Android) come una vera e propria “rice-trasmittente”.

Offrendo agli utenti in movimento, come potrebbero essere i blue collars ed i firstline workers, la possibilità di utilizzare Teams per comunicare rapidamente e collaborare con i colleghi.

La funzionalità è in arrivo, con rilascio a partire da fine settembre 2020.

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Fine del supporto di IE 11 per Teams e per Office 365

Qualche settimana fa scrivevo che forse è giunto davvero il momento di abbandonare Internet Explorer 11 (IE 11).

Alcuni argomenti per “rinforzare” il concetto?

Microsoft Teams interromperà il supporto a IE 11 a partire dal 30 novembre 2020.
Quale supporto? Beh, basta pensare alla modalità di accesso a Teams attraverso il web browser (Teams Web App).

Per maggiori informazioni, accedere a questo link.

Parliamo quindi di un vincolo parziale, ma molto ravvicinato.

Ma la vera sfida arriverà il prossimo agosto!

Altra scadenza ben più pervasiva, con cui non si potrà mettere la testa sotto alla sabbia, è quella della fine del supporto di IE 11 per tutto Microsoft 365!

Sì, avete capito bene. Dal 17 agosto 2021 Microsoft non supporterà più IE 11 per tutte le applicazioni e servizi di Office 365.

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Per maggiori informazioni, accedere a questo link.

Ancora una volta, non ci sono più scuse… e suggerisco caldamente di mettersi al riparo (passare a Microsoft Edge e/o valutare scenari di adozione Enterprise di Chrome), considerata la diffusione di IE 11 ancora in molti contesti aziendali (ieri verificavo gli accessi alla intranet di una multinazionale con cui collaboro… e siamo ancora al 67% di utilizzo di IE 11 per gli accessi al portale aziendale).

Novità per i Teams Meetings annunciate a Ignite 2020

Microsoft ha annunciato (ancora) un sacco di novità per le riunioni online con Microsoft Teams, annunciandole alla conferenza Microsoft Ignite 2020, in corso attualmente nel formato virtuale e aperta qualche ora da Satya Nadella.

Together Mode

L’esperienza dei meeting si arricchisce grazie alle modalità Together mode, che permette di posizionare in un ambiente simulato (sala riunioni, platea di auditorium, …) le immagini video dei partecipanti alla riunione.

L’obiettivo è quello di migliorare l’esperienza di “immersione” nell’evento, cercando di “ridurre le distanze” tra i partecipanti.

La funzionalità è già disponibile, e presto saranno introdotto nuovi contesti e scenari d’uso.

Custom Layouts

Questa è una delle funzionalità che più mi impressiona, pensando agli utilizzi di Teams per erogare formazione ed eventi (come sta avvenendo con tutte le ultime edizioni di conferenze).

Il Custom Layout permette di combinare l’immagine del video del relatore con uno sfondo, che potrebbe essere stati o potrebbe essere composto dalla presentazione descritta dallo speaker.

La funzionalità sarà introdotta verso la fine del 2020.

Breakout Rooms

Si tratta della possibilità, particolarmente efficace durante le attività di didattica a distanza, di suddividere i partecipanti in sotto gruppi, affidando compiti di lavoro o di studio ai diversi team, che potranno operare -sempre a distanza- all’interno di stanze virtuali dedicate.

Sarà quindi possibile ricomporre la classe (o il gruppo di lavoro) e coinvolgere i portavoce dei sotto gruppi per il debriefing in plenaria.

La funzionalità arriverà in ottobre 2020.

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Meeting Recap

La funzionalità di Meeting Recap consentirà di riassumere tutte le componenti del meeting: registrazione della riunione, note, conversazioni chat e file condivisi durante la riunione, rendendo decisamente più a portata di mano (collegata all’appuntamento sul Calendario di Outlook) le informazioni utili a ricordare le decisioni prese ed ogni altra componente discussa nel corso del meeting.

La funzionalità arriverà entro la fine del 2020.

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Registrazione ai Webinar e Reporting

In occasione di meetings strutturati, come potrebbero essere i webinar o gli eventi di formazione, saranno disponibili funzionalità a supporto dell’organizzazione (invio degli inviti ai partecipanti, gestione dell’ingresso all’evento, …) e arriveranno nuove funzionalità per la reportistica dell’evento attraverso specifiche dashboard.

Anche questa novità arriverà sui nostri computer entro fine 2020.

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Ancora miglioramenti per gli utenti di Microsoft Teams

Da oggi è iniziato il rollout di alcuni piccoli miglioramenti dell’interfaccia di Microsoft Teams, con l’obiettivo di migliorarne l’usabilità.

Ad esempio è stato riposizionato il pulsante per avviare nuove conversazioni (lo ricorderete in posizione poco visibile di fianco all’icona “imbuto” dei filtri.

Non si tratta certo di cambiamenti “sconvolgenti”, ma apprezzo l’attenzione e l’ascolto di Microsoft nei confronti dei feedback degli utenti.

Un po’ di lavoro extra per chi produce manualistica o corsi di formazione online, costretti ad “inseguire” continuamente le modifiche della UI.

Rilasciate in GA le Microsoft Lists

Come anticipato in alcuni post precedenti, le Microsoft Lists sono ora finalmente rilasciate il Global Availability (GA).

Non ci sono azioni particolari da fare per attivarle, e se le Lists sono arrivate anche sul tuo tenant Microsoft 365 le troverai direttamente disponibili.

Ad esempio, all’interno di Microsoft Teams puoi provare ad aggiungere un nuovo Tab in un Canale, e potrai verificare la presenza dell’app dedicata a Microsoft Lists:

Puoi anche provare semplicemente a verificare sull’App Launcher (il pulsante in alto a sinistra sull’interfaccia di Microsoft 365), per esplorare le Apps disponibili (scegli eventualmente All apps se non dovessi individuare il tile):

Una volta avviata l’app di Microsoft Lists, accederai a questo nuovo componente dell’ecosistema Microsoft 365, dove potrai accedere alla lists utilizzate di recente o potrai crearne di nuove attraverso il pulsante New list:

La creazione di una nuova List, oltre a partire da una struttura creata da zero (Blank list), puoi scegliere di farla partire trasformando una struttura di tabella Excel, oppure replicando una struttura dati di una lista creata precedentemente.
Aspetto decisamente interessante, anche per valutare le potenzialità del nuovo strumento, è la possibilità di creare la nuova lista partendo da un Template:

Ricordo che le nuove Microsoft Lists sono nativamente web responsive, possono sfruttare l’integrazione con Microsoft Teams già accennata, oppure possono essere integrate all’interno dei siti SharePoint Online, ed offrono la possibilità di essere utilizzate attraverso l’app mobile dedicata.

Chi proverà ad esplorare le Microsoft Lists partendo da una conoscenza delle vecchie SharePoint Lists… scoprirà molte analogie, in quanto le Microsoft Lists sono l’evoluzione “moderna” delle vecchie SharePoint Lists.

Le trascizioni “speech to text” su Word

Microsoft sta rilasciando (già disponibile in preview per le target release) la nuova funzionalità per le trascrizioni in Microsoft Word.

Alla funzionalità di dettatura, già rilasciata tempo fa sia su Word Online che sull’app di Microsoft Word, so aggiunge a possibilità di trascrivere l’audio in test scritto, partendo dall’upload di una file audio (fino a 200 MB, in formato .wav, .mp4, .mp3) o catturando una sorgente audio in diretta.

Per ora la funzionalità è rilasciata per il riconoscimento della sola lingua inglese.

Una volta elaborata l’operazione “speech to text“, compare un pannello sulla destra, dove è possibile riascoltare l’audio, verificando la qualità della trascrizione (eventualmente correggendola), e procedendo all’inserimento del testo (per frasi o in blocco) all’interno del documento.

Interessante anche la funzionalità che è in grado di riconoscere i diversi speaker coinvolti nella conversazione.

Sono curioso di vedere quale sarà la qualità dello strumento anche quando sarà supportata la lingua italiana.

Mi immagino già gli studenti universitari alle prese con la trascrizione delle lezioni nei propri appunti (se si usa ancora fare così…)… o in generale la possibilità di trascrivere interviste o riunioni. A prima vista, mi sembra una gran figata! 🙂

Il servizio sfrutta anche i servizi di AI di Azure, ed al momento pare ci saranno limiti sul numero delle trascrizioni per mese (su questo non mi è ancora chiaro il dettaglio, si parla di 5 ore/mese e di 300 trascrizioni utente/mese) che ciascun utente potrà richiedere al proprio Word.

Per maggiori informazioni.

Tool di conversione dei workflows 2010 su Microsoft 365

Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.

In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.

Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.

Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.

Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.

Si tratta di un tool (attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.

Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.

Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.

Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.

Nuove policies per la condivisione dei file su Microsoft 365

La scorsa settimana Microsoft ha avviato il rilascio di alcune nuove funzionalità per il controllo della condivisione dei file da SharePoint Online e OneDrive.

E’ ora possibile definire un periodo di tempo per la durata della condivisione, riducendo così il rischio di ritrovarsi con risorse condivise “dimenticate”, e quindi potenziale punto di rischio per a sicurezza e per la perdita delle informazioni.

Si tratta di una interessante funzionalità per una migliore governance di Microsoft 365, ed in particolare per l’External sharing (Guest access).

Le nuova policy non è retroattiva (quindi i file già condivisi in passato non beneficeranno della novità).

Gli amministratori potranno definire la durata di default della condivisione, agendo attraverso le impostazioni di Sharing sullo SharePoint Admin Center:

Admin center

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