Come configurare la qualità della webcam per le chiamate su Teams

Una delle impostazioni apparentemente non gestibili su Microsoft Teams è la regolazione della webcam.

Intendo la possibilità, solitamente offerta da altri software, di regolare luminosità, contrasto ed altri valori della propria camera, garantendo così immagini più nitide e di maggior qualità.

Attraverso le Impostazioni di Microsoft Teams, dalla sezione Dispositivi, hai la possibilità di selezionare quale camera utilizzare (nel caso ce ne fossero più di una collegate, come nel mio caso):

Ma tuttavia non hai la possibilità di gestire le impostazioni di dettaglio sulla qualità dell’immagine o della ripresa.

Alcune webcam dispongono di propri software di configurazione, ma la maggior parte delle camere non offre queste possibilità.

Mi sono quindi provato ad ingegnare, ed ho fatto una felice scoperta.

Aprendo Microsoft Skype (mi riferisco all’applicazione consumer, solitamente presente sui PC con Windows 10, è possibile accedere ai Settings dell’applicazione:

Dalla finestra dei Settings di Skype, puoi scegliere la sezione Audio & Video, ed infiine puoi cliccare su Webcam settings:

In questo modo si aprirà una finestra dedicata alla configurazione di dettaglio della camera (potrai anche selezionare su quale webcam intervenire se ne hai più di una).

Le impostazioni che andrai a configurare saranno comuni ed avranno effetto anche alle tue immagini prodotte su Microsoft Teams!

Gestire la riduzione dei rumori di fondo con Teams

Una delle novità di recente rilascio è quella della soppressione dei rumori di fondo nel corso delle riunioni con Microsoft Teams.

Si tratta di qualcosa di davvero utile se ci troviamo in una stanza con altri colleghi e non disponiamo di cuffie/microfono con sistemi di riduzione del rumore.

Attraverso le Impostazioni di Teams, nella sezione Dispositivi, hai la possibilità di definire quattro possibili configurazioni:

  • Auto (predefinito)
    qui si lasci all’app di Teams la decisione se e quando intervenire con la soppressione dei rumori di fondo.
  • Alto
    il filtro dei rumori interviene sopprimento qualsiasi suono, ad eccezione dei suoni vocali.
  • Basso
    il sistema elimina i suoni di fondo persistenti (come ventilatori o climatizzatori), lasciando tuttavia passare il suono della musica di sottofondo.
  • Disattivato
    ovviamente il filtro viene disattivato, e saranno riprodotti fedelmente i suoni raccolti dal microfono (ovviamente ha senso usarlo nelle condizioni ambientali di silenzio).

La funzionalità è disponibile solo per la versione dell’app per desktop di Microsoft Teams.

Disponibili i video completi delle tre track di BCD del 5 novembre 2020

Segnalo che sono disponibili per la libera visione i video della registrazione delle tre track (COM, SEC, APP) dell’evento Be Connected Day del 5 novembre 2020.

Ricordo che l’evento è stato organizzato da UCUG.it, con il supporto della Microsoft 365 Italian Community.

Track COM

Track SEC

Track APP

Ricordo infine che durante la mia sessione ho avuto un problema di black-out elettrico, e pertanto ho reso successivamente disponibile la sessione integrale.

I meeting Polls di Microsoft Teams

Qualche giorno fa ho scritto in relazione all’imminente rilascio dei Meetig Polls per Microsoft Teams.

Ecco di seguito alcune efficaci animazioni che aiutano ad immaginare l’introduzione della nuova funzionalità.

Preparare e Ingaggiare i colleghi per il meeting

Prepare Poll.gif

Gestire l’interazione tra i partecipanti durante il meeting

Launch Poll.gif

Valutare i risultati del meeting

Respond to Poll.gif

Conoscere i limiti di SharePoint Online

Spesso mi viene chiesto di supportare delle decisioni e delle scelte architetturali per soluzioni basate su SharePoint Online.

Un elemento che bisogna avere bene in testa, prima di decantare le mille funzionalità della piattaforma, è la conoscenza dei limiti dello strumento.

Parlando di limiti, è bene ricordare che esistono limiti hard coded” (e quindi non superabili) ed esistono raccomandazioni (indicazioni di buona pratica che è meglio non oltrepassare, ma che è possibile farlo… rinunciando a prestazioni o ad aspetti di scalabilità).

Quanto storage abbiamo disponibile?

Lo storage assegnato alla sottoscrizione SharePoint Online è variabile in virtù del piano di abbonamento, ma indicativamente segue la formula:

1 TB + 10 GB x n° utenti

Esempio
un’azienda con 500 dipendenti con piano E1 o E3 o E5, potrà disporre di uno storage di archiviazione di dati e documenti pari a circa 6 Tera Bytes:
1 TB + 10 GB x 500 = ~6 TB

Naturalmente poi, se serve, è possibile acquistare storage supplementare.

Qual è il limite di dimensione per un singolo file caricato su SharePoint Online?

Qui i limiti di dimensione sono cresciti anche recentemente, superando le indicazioni di 10 GB di dimensione massima per singolo file salvato in una library delle vecchie versioni SharePoint on-premises… il limite attualmente è di 100 GB.

Quanti sottositi si possono creare in un’unica Site Collection?

La risposta è 2.000 siti per site collection, ma l’indicazione di buona pratica scoraggia la creazione di sottositi, orientandosi verso un’architettura delle informazioni composta da strutture “flat” di site collections, eventualmente aggregate dal punto di vista logico attraverso gli Hub Sites.

Quanti elementi è possibile caricare in una singola Document Library o Lista?

Una singola lista o library può contenere fino a 30 milioni di elementi (folder comprese).

Una volta superata la soglia dei 100.000 elementi non è più possibile gestire autorizzazioni item-level

Quante versioni è possibile configurare per i documenti archiviati sulle document libraries?

Esiste un doppio sistema di versionamento automatico, dove è possibile gestire fino a 50.000 versioni “major” e fino a 511 versioni “minor” (quelle draft).

Quanti elementi con autorizzazioni univoche è possibile gestire nella stessa lista o library?

Parlo di documenti, folder o items di lista con autorizzazioni esplicite, e quindi interrotte rispetto all’ereditarietà delle permissions tipica delle strutture di contenuto SharePoint.

Il limite “hard coded” è di 50.000 uniquely permissioned items, ma l’indicazione di best practice è 5.000, per poi iniziare ad impattare sulle performance.

Occhio quindi a non esagerare cone le permissions, spesso applicate involontariamente dagli utenti attraverso le operazioni di sharing.

Utilizzando l’app di OneDrive, quanti file posso Sincronizzare offline?

Attraverso l’applicazione client di OneDrive è possibile sincronizzare sul dispositivo i contenuti documentali delle document libraries di SharePoint Online, in aggiunta al personal storage di OneDrive.

Utilizzando la versione corrente del motore di sync (One Generation Sync Client), è possibile sincronizzare sul device fino a 300.000 file, considerandoli nel complesso delle library collegate.

Ovviamente non si tratta di un articolo esaustivo, né vuole esserlo… ma si tratta solo di una raccolta sintetica delle principali considerazioni di progettazione dell’architettura che spesso mi trovo a discutere con i clienti e con i colleghi.

Instant Poll durante i Teams Meetings

Si tratta di una funzionalità già annunciata sulla roadmap di evoluzione continua di Microsoft Teams, ed ora siamo giunti all’annuncio di rilascio.

Sarà infatti possibile creare sondaggi e questionari attraverso Microsoft Forms, da utilizzare prima, durante o dopo gli online meeting.

Il rollout si articolerà nel periodo tra metà novembre 2020 e inizio dicembre 2020.

La diffusione della funzionalità sarà per l’intero tenant Microsoft 365, e potrà essere gestita dagli amministratori.

I forms polls potranno essere impostati dagli utenti con ruolo Presenter, e saranno rilasciati sulla versione desktop di Microsoft Teams per Windows e per Mac (versioni 1.3.00.30829).

Anche BCD è andato

Ieri si è tenuto l’evento Be Connected Day, nella sua VI edizione, che ha visto alternarsi sul palco virtuale oltre 36 speaker, attraverso le tre track della conferenza.

L’iniziativa è partita da UCUG.it, che ha quindi coinvolto anche la Microsoft 365 community italiana, affidando la track APP a me e Paolo.

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Tanti altri speaker della community hanno quindi accettato di raccontare le proprie esperienze di personalizzazione e sviluppo di soluzioni per Microsoft Teams, contribuendo anche da Svizzera, Germania ed Australia.

Nel corso della mia sessione ho avuto -purtroppo- un incidente di percorso. Avevo deciso di riaprire gli uffici di Green Team (siamo in lockdown da tempo) per evitare i possibili imprevisti della connettività domestica… ma ho fatto i conti con un blackout di energia elettrica, avvenuto proprio a metà della mia sessione… che sfiga!

La mia sessione ha cercato di offrire un punto di vista su come sta cambiando la Modern Collaboration, anche accelerata dagli eventi legati alla pandemia.

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Ho quindi pensato di offrire la versione integrale della mia sessione “interrotta”, per scusarmi per il disagio verso i numerosi partecipanti:

Gli aggiornamenti del mese di Ottobre per Microsoft Teams

Anche questo mese provo a riassumere i principali aggiornamenti rilasciati per Microsoft Teams (non tutti ovviamente), a conferma della continua evoluzione e crescita del prodotto.
Alcune di queste sono già rilasciate per tutti i tenant, altre sono attualmente disponibili in preview (tenant con Targeted release attivate) ed altre sono in rollout.

Spotlight individual video

Questa funzionalità permette di impostare, durante un Teams meeting, il video di uno dei partecipanti (il relatore principale) come elemento in evidenza in primo piano, conservando le immagini degli altri partecipanti in forma di miniature.

Il presenter potrà così apparire in evidenza, migliorando la concentrazione dei colleghi o degli studenti, se stiamo parlando di una sessione di formazione o di un webinar.

spotlight.png

Live captions with speaker attribution

Per i meeting internazionali (dove quindi si parla spesso una lingua non nostra), ma anche nei contesti di inclusione dei colleghi non udenti, le Live Caption possono diventare una funzionalità di importanza fondamentale.

Nella pratica le Live Caption (sottotitoli) trascrivono in tempo reale quanto uno speaker sta raccontando, ed il sistema “impara” a riconoscere di chi è la voce dello speaker, attribuendo così il testo del sottotitolo al corrispondente relatore.

Maggiori informazioni qui.

Controllo dell’unmute dei partecipanti

Si tratta di una nuova funzionalità, disponibile per organizzatori e presenters, che troviamo sul pannello dell’elenco dei partecipanti all’online meeting.

Grazie a questo possiamo far sì che i partecipanti (ad esempio gli strumenti di una sessione formativa) accedano al meeting con il proprio microfono in “mute“, e possiamo quindi prevenire che qualcuno di essi possa in autonomia fare l’unmute e… disturbare la sessione.

Naturalmente i relatori o gli organizzatori conservano la possibilità di eseguire selettivamente l’unmute di singoli partecipanti, affidandogli così “la parola”, magari a seguito di un’alzata di mano degli stessi.

Prevent Unmute.png

Modalità read-only per la Whiteboard

Altra funzionalità particolarmente interessante per chi utilizza i Teams meeting per fare formazione (es. DAD – Didattica A Distanza), o seminari/webinar, è la possibilità di utilizzare la lavagna (Whiteboard) in una modalità “in sola lettura” per i partecipanti.

La differenza, rispetto alla precedente whiteboard già disponibile da tempo, è che lo strumento passa da essere un ausilio alla collaboration (dove tutti i partecipanti possono contribuire scrivendo sulla lavagna simultaneamente, a divenire uno strumento di supporto al relatore, dove i partecipanti-allievi possono assistere in sola visualizzazione senza poter modificare i contenuti presenti sulla lavagna.

Whiteboard.png

Registrazioni dei meeting salvate su SharePoint o su OneDrive

In molti conosciamo bene la possibilità di registrare i Teams meeting, per rendere disponibili registrazioni in formato .mp4 come “promemoria” della riunione (o della lezione), e come elemento di recupero per colleghi (o allievi) che non hanno potuto partecipare all’incontro in diretta.

Le registrazioni fino ad oggi sono state archiviate sulla componente Stream di Office 365, beneficiando delle caratteristiche di media streaming della piattaforma e costituendo possibili “canali” di diffusione del contenuto video.

La condivisione delle registrazioni video su Stream espone tuttavia ad alcune potenziali criticità:

  • I contenuti Stream non possono essere condivisi ad utenti esterni all’organizzazione, e quindi partecipanti Guest al meeting (e che hanno avuto l’opportunità di seguire il meeting/lezione in diretta) non potranno avere accesso alla registrazione
  • L’accesso al componente Stream richiede una specifica licenza (solitamente inclusa nella maggior parte dei piani di sottoscrizione di Microsoft 365)
  • Il servizio Stream sta trasformandosi, come annunciato all’ultimo Ignite, trasformandosi da servizio di media streaming con funzionalità di portale e archiviazione di contenuto, verso la sola funzionalità di “servizio di media streaming”, affidando lo store dei contenuti multimediali ai più flessibili componenti di content management, quali SharePoint e OneDrive.

Quindi, i video delle registrazioni delle riunioni saranno archiviati su SharePoint Online o su OneDrive, aprendo così alla possibilità di rendere disponibili i contenuti anche per eventuali utenti esterni all’organizzazione.

Utilizzare SharePoint o OneDrive come sistema per l’archiviazione offre inoltre numerosi altri vantaggi:

  • Possibilità di definire delle Retention policies
  • Governance più semplice e coerente con il resto dei contenuti gestiti su Office 365
  • Facilità di gestione di autorizzazioni ed external sharing
  • Possibilità di impostare dei flussi di approvazione per l’accesso alle risorse
  • Disponibilità di condivisione tramite “shared links” (quindi anche per utenti non censiti)
  • Possibilità di gestione del sistema BYOK (Bring Your Own Key) per la protezione e la cifratura dei contenuti
  • Gestione delle quotas di archiviazione per evitare utilizzi eccessivi dello storage
  • Disponibilità più rapida delle registrazioni al termine dei meeting (senza dover attendere il processo di encoding a carico della piattaforma Stream)
  • Supporto alle funzionalità di Multi-Geo (di cui magari tornerò a parlare a breve)
  • Disponibilità di conservazione delle Live Caption con attribuzione dello speaker

Questa funzionalità arriverà con gradualità, partendo da ottobre 2020 (Quarter 4 del 2020) con la possibilità per gli amministratori del del tenant di eseguire l’opt-in/out-out (ossia di decidere quale se utilizzare il sistema vecchio o quello nuovo per l’archiviazione delle registrazioni); a metà del Q4 2020 cambierà la collocazione di default del salvataggio dei video, passando allo storage su SharePoint e OneDrive; ed infine nel Q1 2021 il sistema “classic Stream” non sarà più disponibile.

Per approfondire ecco una sessione demo realizzata dal team di prodotto per meglio comprendere come funzioneranno le nuove registrazioni nei diversi contesti di utilizzo di Microsoft Teams:

Dopo sei mesi di pandemia, qual è il livello di stress tra i lavoratori?

All’indomani del nuovo DPCM del 26/10/2020 e del “semi-lockdown” che interesserà l’Italia, provo a condividere qualche riflessione sugli impatti del Coronavirus sule mondo del lavoro, pensando soprattutto agli information workers.

Per prima cosa desidero segnalare un interessante articolo a firma di Jared Sparato (Corporate Vice President for Microsoft 365), che prova a tracciare un primo bilancio dopo sei mesi di pandemia COVID-19.

Sull’articolo sono pubblicati i risultati di alcune ricerche, che cercando di misurare il livello di stress nei lavoratori, considerando sia i firstline workers che i remote workers.

Questi i fattori che maggiormente generano stress nelle due tipologie di lavoratori:

Lavorare da remoto può generare difficoltà di comunicazione, sensazione di isolamento, difficoltà di gestione del proprio tempo e del corretto life-balance (confindento il tempo lavorativo con quello extra lavorativo).

Gli strumenti, a partetire dall’enorme diffusione di Microsoft Teams e dalla rinnovata centralità dei Digital Workplace, stanno cercando di compensare alcune delle aree di stress.

Alcune ricerche evidenziano che oltre il 70% dei lavoratori trova nella meditazione un valido sollievo allo stress generato dalle nuove condizioni di lavoro.

Rimando ad alcune letture per l’approfondimento su alcune delle parole chiave evidenziate dallo studio:

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